Dernière mise à jour: août 2017

Déclaration relative à la ‘Protection des données à caractère personnel’ de Smartschool

1 Introduction

Vous n’en êtes peut-être pas toujours conscient, mais en utilisant Smartschool, vous nous communiquez un certain nombre de ‘données à caractère personnel’. Des données à caractère personnel sont des données qui nous permettent de vous identifier en tant que personne que nous procédions à un exercice d’identification ou non. Dès qu’un lien direct ou indirect peut être établi entre ces données et vous (par exemple en combinaison avec d’autres informations), ces données sont considérées comme des données à caractère personnel.

Chez Smartbit, l’organisation derrière Smartschool, nous attachons beaucoup d’importance à la protection de votre vie privée. Conformément aux règles strictes du ‘Règlement Général sur la Protection des Données’ (mieux connu sous l’abréviation ‘RGPD’), nous vous fournissons par le biais de cette Déclaration  toutes les informations nécessaires sur la façon dont nous nous conformons aux obligations strictes prévues par cette réglementation.

La dénomination ‘Smartbit’ désigne spécifiquement l’entreprise suivante:

Smartbit sprl
Hoogstraat 13
3670 Meeuwen
Belgique
TVA BE 0479.803.174

Si certains termes écrits avec une majuscule dans cette Déclaration ne sont pas clairs, veuillez consulter leur signification sous l’article 5 (Terminologie).

En utilisant Smartschool et les services qui y sont associés, vous êtes tenu en tant qu’Utilisateur de prendre connaissance de cette Déclaration ainsi que de la collecte et du traitement de certaines de vos données à caractère personnel, tel que précisé dans cette Déclaration et le cas échéant de confirmer aux endroits indiqués votre accord avec la présente Déclaration.

Il est possible qu’à l’avenir, notre politique en matière de données à caractère personnel fasse l’objet de modifications. Ces modifications seront clairement indiquées dans cette Déclaration. Nous vous conseillons donc en tant qu’Utilisateur de consulter régulièrement cette Déclaration.

2 Qui est responsable du traitement des données à caractère personnel?

Le RGPD détermine le ‘responsable du traitement’ pour le traitement de vos données à caractère personnel. Comme ce terme l’indique, cette personne ou entreprise porte la responsabilité du traitement de vos données à caractère personnel. Même si le responsable du traitement délègue le traitement à une autre personne ou entreprise, la personne ou l’entreprise qui a ordonné le traitement reste le responsable du traitement.

2.1 L’École comme responsable du traitement

Chaque École vise à développer une administration appropriée et une communication fluide afin d’établir un environnement scolaire efficace. Smartschool est l’outil par excellence pour réaliser une telle administration et communication, tout en garantissant que la gestion finale de l’application reste sous le contrôle de l’École.

Comme la gestion reste sous le contrôle de l’École, le RGPD désigne l’École en tant que responsable du traitement. Par conséquent, l’École est tenue de respecter toutes les obligations du RGPD. L’École vous informera par exemple en tant qu’Utilisateur à propos des données à caractère personnel qu’elle traitera à votre sujet, des opérations de traitement qu’elle effectue ou délègue et bien évidemment de vos droits en tant qu’Utilisateur et individu dont des données à caractère personnel sont traitées. Smarbit a déjà précisé ces obligations à l’École lors de la conclusion de son contrat avec cette dernière. Si, en tant qu’Utilisateur, vous désirez exécuter vos droits tels que précisés sous l’article 4 (Quels sont vos droits en tant qu’Utilisateur?), vous devrez vous adresser directement à l’École qui est le responsable du traitement. Dans ce cas, Smartbit n’a pas la permission de vous aider directement.

Smartbit traite les données à caractère personnel uniquement selon les instructions de l’École. Smartbit n’est donc qu’un ‘sous-traitant’, responsable du bon fonctionnement technique de Smartschool. Pour assurer le bon fonctionnement technique de Smartschool, Smartbit peut – dans une certaine mesure – à son tour faire appel à des tiers pour l’assister. L’École a opté pour Smartbit pour les garanties adéquates et des mesures de sécurité que nous offrons lors du traitement de données à caractère personnel. En tant que sous-traitant, Smartbit vise à remplir au mieux ses obligations du RGPD.

2.2 Smartbit comme responsable du traitement

Dans certains cas limités, Smartbit traite également vos données à caractère personnel de sa propre initiative, sans n’avoir reçu aucune instruction de la part de l’École. Dans ces cas, Smartbit est le responsable du traitement et n’est donc plus le ‘sous-traitant’ comme indiqué dans l’article 2.1.

Nous souhaitons souligner que le traitement de vos données à caractère personnel en tant qu’Utilisateur par Smartbit ne se fait que dans un nombre très limité de cas, qui sont tous précisés dans cette Déclaration. Tous ces cas sont énumérés à l’article 3 (À quelles fins mes données personnelles sont-elles traitées par Smartbit? Quelle en est la base juridique?).

2.3 Autres sous-traitants

Smartschool utilise plusieurs sortes d’outils intégrés fournis par des tiers. Les sous-traitants de Smartschool ont été minutieusement sélectionnés et offrent des garanties suffisantes afin de répondre aux garanties mentionnées dans cette Déclaration par Smartbit.

Le sous-traitant décide sur base de son expertise professionnelle quelle est la meilleure application technique pour traiter les données à caractère personnel. Smartbit ne dispose pas de la même expertise et spécialisation en la matière.

3 À quelles fins mes données à caractère personnel sont-elles traitées par Smartbit? Quelle en est la base juridique?

Avant l’utilisation de Smartschool et de nos services, vous pourrez prendre connaissance en tant qu’Utilisateur des traitements effectués avec vos données à caractère personnel par Smartbit.

La technologie et l’innovation n’ayant pas de limites, il est impossible de prédire comment Smartschool évoluera dans les années à vernir. Il est donc important que vous soyez conscient que les informations ci-dessous concernent également les traitements dans le cadre de nouveaux services et de nouvelles fonctionnalités qui pourraient être offerts par Smartschool, pour autant que ces derniers relèvent des objectifs de Smartschool, tels que communiqués dans cette Déclaration.

3.1 Une expérience d’utilisateur personnalisée

Smartbit collecte et traite des données à caractère personnel en vue tout d’abord d’offrir à chaque Utilisateur une expérience d’utilisation sécurisée, optimale et personnalisée. Les principales opérations de traitement ont lieu en principe sur instructions de l’École comme responsable du traitement (voir article 2.1). Comme précisé sous l’article 2.2, il peut y avoir également une relation directe entre Smartbit et vous en tant qu’Utilisateur lorsque Smartbit traite directement vos données à caractère personnel de sa propre initiative, par exemple pour offrir et améliorer ses services généraux et personnalisés.

Dans les cas suivants, Smartbit collectionne et traite vos données à caractère personnel afin de vous aider à utiliser Smartschool:

  1. Lorsque nous répondons à vos questions adressées directement à Smartbit;
  2. Lors de l’offre d’un soutien individuel;
  3. Lorsque vous envoyez des évaluations sur votre utilisation de Smartschool;
  4. Pour la communication d’informations générales, d’informations relatives aux produits, de newsletters et d’offres de Smartbit au directeur de l’École ou bien à la personne responsable de Smartschool au sein de l’École. Smartschool limitera son marketing direct à Smartschool ou à des produits semblables;
  5. Pour la détection et le signalement de fraude, d’erreurs, ou d’actes criminels.

Le traitement de vos données à caractère personnel comme précisé dans les points 1 à 3 est nécessaire pour l’exécution de l’accord entre vous et Smartbit. Pour le point 4, Smartbit dispose d’un intérêt légitime à envoyer du marketing direct, en raison notamment de la relation pertinente et appropriée entre l’École et Smartbit. Le point 5 est nécessaire dans le cadre d’une obligation judiciaire.

Les catégories de données traitées par Smarbit en tant que responsable de traitement sont vos données à caractère personnel générales et vos coordonnées telles que vous nous les avez soumises, c’est-à-dire: l’âge, le sexe, l’adresse e-mail, le numéro de téléphone, etc. Smartbit ne recueille pas de données sensibles de l’Utilisateur (telles que des informations sur votre ethnie, vos opinions politiques, votre santé, vos convictions religieuses ou d’autres convictions ou votre orientation sexuelle).

Si, en tant qu’Utilisateur, vous décidez de ne pas communiquer vos données à caractère personnel comme précisé sous l’article 3.1, Smartbit ne pourra pas vous garantir que vous pourrez bénéficier de tous les avantages offerts par Smartschool.

3.2 Bon fonctionnement technique

Smartbit collecte et utilise des données à caractère personnel pour vous garantir un bon fonctionnement technique de Smartschool. Smartschool fait usage de divers moyens pour optimiser votre expérience en tant qu’Utilisateur et pour détecter la présence d’éventuelles erreurs (techniques) dans Smartschool:

  • Des cookies et techniques de stockage local: les informations que les cookies et autres méthodes de repérage nous fournissent, nous permettent de vous identifier pour que vous puissiez utiliser de manière efficace les fonctionnalités de la plateforme Smartschool comme par exemple: rester connecté; naviguer à travers les informations; utiliser les fonctionnalités de Smartschool; etc.;
  • Des informations relatives aux connexions: cela concerne des informations telles que le moment (date et heure) l’adresse IP, ainsi que diverses données de télécommunication;
  • Données de géolocalisation: les données analytiques de Smartbit montrent des données de géolocalisation. Sur base de ces données, votre géolocalisation (présumée) peut être indiquée sur une carte;
  • Des informations relatives à l’appareil utilisé, c’est-à-dire des informations sur les hardware et software ainsi que des informations concernant le réseau utilisé.

Pour le traitement des informations concernant les connexions, la géolocalisation et celles concernant l’appareil utilisé, Smartbit dispose d’un intérêt légitime, notamment garantir la sécurité de Smartschool pour ses utilisateurs. Pour plus d’informations concernant nos cookies ainsi que d’autres méthodes de repérage, nous nous référons à notre Politique de Cookies.

Les catégories de données à caractère personnel traitées par Smarbit en tant que responsable de traitement sont des données de géolocalisation, des informations relatives aux connexions (jour et date, adresse IP et données de télécommunication) et des appareils utilisés.

Les informations collectées via Smartschool concernent donc des données techniques destinées uniquement à des fins internes pour obtenir un aperçu de la navigation des utilisateurs sur Smartschool. Les informations recueillies peuvent être envoyées à des tiers pour des analyses externes, mais uniquement dans la mesure où nous avons procédé à une anonymisation préalable de ces données.

Si, en tant qu’Utilisateur, vous décidez de ne pas communiquer vos données à caractère personnel comme précisé sous l’article 3.2, Smartbit ne pourra pas vous garantir que vous pourrez bénéficier de tous les avantages de Smartschool.

3.3 Qu’en est-il du transfert des données à caractère personnel à des tiers?

Smartbit attache une grande importance au caractère confidentiel de vos données. Les données à caractère personnel sont uniquement traitées pour des fins internes, sauf dans des cas exceptionnels. C’est la raison pour laquelle Smartbit effectue uniquement des transferts de données aux catégories suivantes de destinataires:

  • Des organisations qui effectuent un contrôle pour plagiat des devoirs soumis;
  • Des organisations qui proposent une solution pour l’organisation des réunions de parents;
  • Des organisations vers lesquelles un transfert est requis en vertu de la loi;
  • Des organisations qui ont été désignées spécifiquement comme destinataires par l’École (conformément aux instructions et souhaits de l’École);
  • Des organisations qui ont été désignées par vous-même.

Pour les écoles flamandes, Smartbit est obligé en concertation avec l’École ainsi que les autorités d’enseignement de transférer les informations concernant le parcours scolaire, les résultats et les absences des élèves au Ministre flamand de l’Éducation et de la Formation (Vlaams ministerie van Onderwijs en Vorming – Agentschap voor Onderwijsdiensten) via DISCIMUS.

En cas d’acquisition ou de cession de Smartbit, nous vous garantissons que vos données à caractère personnel feront l’objet d’un traitement confidentiel. Dans un tel cas, Smartbit vous transmettra en tant qu’Utilisateur toutes les informations nécessaires.

3.4 Qu’en est-il du transfert des données à caractère personnel en dehors de l’UE?

Smartbit est une entreprise belge. Néanmoins, Smartbit pourrait transférer vos données à caractère personnel vers des pays qui se situent en-dehors de l’Union européenne (pour un sous-traitement ou un transfert) (i) si cela est nécessaire pour le fonctionnement de Smartschool ou si cela a été explicitement sollicité par l’École à condition toutefois que (ii) des mesures nécessaires soient prises afin de répondre aux exigences légales. Dans les cas où Smartbit est légalement contraint de conclure des garanties avec des sous-traitants non européens, vous pouvez solliciter une copie de ces garanties en nous contactant via les coordonnées disponibles sur www.smartschool.be/fr/contact.

4 Quels sont vos droits en tant qu’Utilisateur?

Les droits mentionnés sous cet article 4 s’appliquent uniquement aux données à caractère personnel traitées par Smartbit comme précisé dans l’article 2.2. Smarbit ne peut malheureusement pas vous assister dans les cas où vous souhaiteriez exercer vos droits concernant vos données à caractère personnel pour lesquelles l’École est le responsable de traitement, comme décrit sous l’article 2.1. Pour exercer ces droits, il faut vous s’adresser directement à l’École. Le cas échéant, l’École fournira des instructions supplémentaires à Smartbit.

4.1 Garantie d’un traitement légitime et sécurité de vos données à caractère personnel

Smartbit veille à garantir que le traitement de données à caractère personnel soit toujours adéquat, pertinent et non-excessif.

Nous ne conservons jamais vos données à caractère personnel plus longtemps que ce qui est strictement nécessaire. Nous gardons cependant des archives de vos données à caractère personnel, aussi longtemps que votre compte est actif, ou quand vos données à caractère personnel sont nécessaires pour pouvoir assurer un bon fonctionnement de Smartschool ou dans les cas où cela est requis par la loi.

Smartbit estime avoir pris suffisamment de mesures de sécurité pour pouvoir garantir un traitement sécurisé de vos données à caractère personnel.

Les risques de destruction accidentelle ou injustifiée, de perte accidentelle, de modification de ou d’accès à, et tout autre traitement non autorisé des données à caractère personnel, sont donc réduits au minimum. Cela ne signifie malheureusement pas qu’il n’existe plus aucun risque. En cas d’intrusion dans les traitements autorisés dans le cadre de Smartschool, Smartbit prendra immédiatement toutes les mesures possibles pour réduire au minimum les dommages.

4.2 Droit d’opposition, restriction et transfert de données à caractère personnel

En tant qu’Utilisateur, vous pouvez à tout moment gratuitement et sans aucune motivation nécessaire vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel si 1) Smartbit traite vos données à caractère personnel sur base d’un objectif légitime (et que Smartbit ne peut pas traiter ces données sur une autre base juridique); ou 2) si vos données à caractère personnel ont été recueillies en vue d’effectuer du marketing direct.

Dans les cas limités où cela est légalement autorisé, vous pouvez en tant qu’Utilisateur également exiger une restriction du traitement.

De plus, en tant qu’Utilisateur, vous pouvez dans certains cas exiger un transfert des données à caractère personnel que vous avez fournies à Smarbit, tel que déterminé par la loi. Smartbit s’efforce de partager avec vous ces données d’une manière structurée, convenable et sous forme lisible par machine pour que vous puissiez, si vous le souhaitez, transférer ces données à caractère personnel à un responsable du traitement.

En tant qu’Utilisateur, vous pouvez exercer vos droits en nous contactant via les coordonnées disponibles sur www.smartschool.be/fr/contact. Smartbit s’engage à donner suite à votre demande dans les 15 jours ouvrables. Pour des raisons de sécurité, nous vous demanderons toutefois de prouver votre identité dans le cadre de cette procédure.

4.3 Droit d’accès à, correction de et suppression de vos données à caractère personnel

Vous disposez d’un droit d’accès à vos données à caractère personnel. Smartschool s’engage à collecter vos données de manière aussi précise que possible. Des données à caractère personnel erronées ou incomplètes peuvent toujours être corrigées ou même supprimées.

En tant qu’Utilisateur, vous avez le droit de signaler des imprécisions ou des éléments manquants si vous ne pouvez pas directement effectuer les modifications nécessaires dans votre profil ou dans votre registration.

En tant qu’Utilisateur, vous pouvez exercer vos droits en nous contactant via les coordonnées disponibles sur www.smartschool.be/fr/contact. Smartbit s’engage à donner suite à votre demande dans les 15 jours ouvrables. Pour des raisons de sécurité, nous vous demanderons toutefois de prouver votre identité dans le cadre de cette procédure.

4.4 Droit de porter plainte auprès de la commission vie privée

En tant qu’Utilisateur, vous avez le droit de porter plainte auprès de la commission vie privée belge, nommée également ‘Commission de la protection de la vie privée’ (voir www.privacycommission.be/fr pour plus d’informations).

5 Terminologie

Les termes de cette Déclaration écrits avec une majuscule et non définis dans le texte ci-dessus ont la signification suivante:

“Utilisateur”désigne une personne qui a reçu un accès à Smartschool de la part de son École;
“Smartbit” a la signification telle que précisée dans l’article 1 (Introduction);
“Smartschool”désigne l’ensemble des logiciels proposés comme service, y compris l’accès aux applications web et mobile du logiciel. Le logiciel constitue une plateforme fermée et sécurisée qui permet aux enseignants, élèves et parents de continuer le processus d’apprentissage en dehors des heures de cours et qui favorise la communication et l’interaction;
“Déclaration”désigne cette Déclaration relative à la Protection des données personnelles’ de Smartschool;
“École”désigne l’organisation qui a conclu un accord de licence avec Smartbit pour l’utilisation de Smartschool.