Laatst bijgewerkt: augustus 2017

Verklaring ‘Bescherming van persoonsgegevens’ binnen Smartschool

1 Inleiding

Hoewel je je er niet steeds van bewust bent, geef je als Gebruiker van Smartschool steeds enkele ‘persoonsgegevens’ vrij. Persoonsgegevens zijn die gegevens die ons toelaten jou als persoon te identificeren, ongeacht of we dit daadwerkelijk doen of niet. Bepaalde informatie is al een persoonsgegeven zodra men een directe of indirecte link kan leggen tussen deze informatie en jou (bv. in combinatie met andere informatie).

Wij als Smartbit, de organisatie achter Smartschool, hechten een groot belang aan de bescherming van jouw privacy. Geheel in overeenstemming met de strenge ‘Europese Algemene Verordening Gegevensverwerking’ (beter bekend als ‘GDPR’), geven wij je in deze Verklaring graag de nodige uitleg over hoe wij de strenge verplichtingen uit deze wet naleven.

Specifiek wordt onder ‘Smartbit’ de volgende onderneming verstaan:

Smartbit bvba
Hoogstraat 13
3670 Meeuwen
België
BTW BE 0479.803.174

Indien je de termen die met hoofdletter zijn geschreven in deze Verklaring niet duidelijk vindt, kan je aan het einde van deze Verklaring hun betekenis raadplegen onder artikel 5 (Terminologie).

Zodra je gebruik maakt van Smartschool en de daarbij horende diensten wordt jou als Gebruiker gevraagd je kennisname van en – waar nodig – akkoord met onze Verklaring en de verzameling en verwerking van bepaalde persoonsgegevens te bevestigen op de wijze zoals in deze Verklaring beschreven staat.

Het is mogelijk dat ons beleid met betrekking tot persoonsgegevens in de toekomst wordt aangepast en gewijzigd. Deze wijzigingen zullen duidelijk aangeduid worden in deze Verklaring. We raden jou als Gebruiker dan ook aan om deze Verklaring regelmatig opnieuw na te kijken.

2 Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens?

De GDPR bepaalt wie de ‘verwerkingsverantwoordelijke’ is voor de verwerking van jouw persoonsgegevens. Zoals deze term al aangeeft, is dit de persoon of onderneming die de verantwoordelijkheid draagt voor de verwerking van jouw persoonsgegevens. Ook indien deze verwerkingsverantwoordelijke de verwerking laat uitvoeren door een andere persoon of onderneming, blijft deze persoon of onderneming die de opdracht heeft gegeven de verwerkingsverantwoordelijke.

2.1 De School als verwerkingsverantwoordelijke

Iedere School streeft naar een correcte administratie en vlotte communicatie om te komen tot een goed werkende, efficiënte schoolomgeving. Smartschool is het instrument bij uitstek om deze administratie en communicatie te realiseren, waarbij gewaarborgd wordt dat het uiteindelijke beheer van de applicatie bij de School blijft.

Aangezien het beheer bij de School blijft, duidt de GDPR de School aan als verwerkingsverantwoordelijke. Bijgevolg dient de School aan alle verplichtingen uit de GDPR te voldoen. De School zal jou als Gebruiker bijvoorbeeld voldoende informeren omtrent de persoonsgegevens die ze over jou verwerkt, de verwerkingshandelingen die zij uitvoert of waartoe zijn opdracht geeft en natuurlijk: jouw rechten als Gebruiker en persoon waarvan de persoonsgegevens verwerkt worden. Smartbit wijst de School reeds op deze verplichtingen bij afsluiting van het contract met de School. Indien je als Gebruiker je rechten wenst uit te oefenen zoals beschreven onder artikel 4 (Wat zijn jouw rechten als Gebruiker?), zal je je moeten richten naar de School. Smartbit zal in dit geval niet het recht hebben om je rechtstreeks verder te helpen.

Smartbit verwerkt de persoonsgegevens louter in opdracht van de School. Smartbit is slechts een ‘verwerker’ die instaat voor de goede technische werking van Smartschool. Hierbij kan Smartbit op haar beurt weer – in beperkte mate – derde partijen inschakelen om haar hierbij te helpen. De School kiest voor Smartbit omwille van onze gepaste waarborgen en beveiligingsmaatregelen bij de verwerking. Als verwerker streeft Smartbit ernaar zo goed mogelijk aan de verplichtingen uit de GDPR te voldoen.

2.2 Smartbit als verwerkingsverantwoordelijke

Smartbit verwerkt in beperkte gevallen ook persoonsgegevens op eigen initiatief, zonder opdracht te krijgen van de School. In dit geval is Smartbit zelf verwerkingsverantwoordelijke, en dus niet meer verwerker zoals in artikel 2.1.

We willen erop wijzen dat Smartbit de persoonsgegevens van jou als Gebruiker slechts in erg beperkte gevallen op eigen initiatief verwerkt, en al deze gevallen worden in deze Verklaring uiteengezet. Zie daarvoor de gevallen opgesomd in artikel 3 (Voor welke doeleinden worden mijn persoonsgegevens door Smartbit verwerkt? En wat is hiervoor de juridische basis?).

2.3 Overige verwerkers

Smartschool maakt gebruik van allerlei geïntegreerde hulpmiddelen die aangeleverd worden door derde partijen. Deze verwerkers werden op uiterst zorgvuldige wijze geselecteerd en bieden voldoende garanties om de garanties die Smartbit in deze Verklaring uiteenzet verder te waarborgen.

De verwerker beslist vanuit zijn professionele expertise over de meest technisch geschikte toepassing om de gegevens te verwerken. Smartbit beschikt niet over dezelfde expertise en specialiteit.

3 Voor welke doeleinden worden mijn persoonsgegevens door Smartbit verwerkt? En wat is hiervoor de juridische basis?

Voor het gebruik van Smartschool en onze dienstverlening krijg je als Gebruiker hierbij kennis van de verwerkingen die Smartbit uitvoert op je persoonsgegevens.

Aangezien er geen rem op technologie en innovatie staat is het onmogelijk in te schatten hoe Smartschool in de toekomst zal evolueren. Het is bijgevolg belangrijk dat je begrijpt dat onderstaande informatie ook betrekking heeft op de verwerkingen in het kader van nieuwe diensten en functionaliteiten van Smartschool, voor zover deze binnen onderstaande doelstellingen van Smartschool vallen, zoals in deze Verklaring aan jou wordt gecommuniceerd.

3.1 Bijstand bij de gebruikservaring

In de eerste plaats verzamelt en verwerkt Smartbit jouw persoonsgegevens indien Smartbit je zo kan bijstaan voor een veilige, optimale en persoonlijke gebruikerservaring. De voornaamste verwerkingen vinden vanzelfsprekend plaats in opdracht van de School als verwerkingsverantwoordelijke (zie in artikel 2.1.). Zoals beschreven in artikel 2.2. kan ook een rechtstreekse verhouding tussen Smartbit en jou als Gebruiker ontstaan waarbij Smartbit jouw persoonsgegevens op eigen initiatief verwerkt, bijvoorbeeld voor het aanbieden en verbeteren van onze gepersonaliseerde en algemene dienstverlening.

In de volgende gevallen verzamelt en verwerkt Smartbit jouw persoonsgegevens om jou bij te staan bij het gebruik van Smartschool:

  1. Bij het beantwoorden van jouw vragen rechtstreeks gericht aan Smartbit;
  2. Bij het verlenen van individuele ondersteuning;
  3. Wanneer je gebruikersbeoordelingen over Smartschool doorstuurt;
  4. Voor de aanbieding van algemene informatie, productinformatie, nieuwsbrieven en aanbiedingen van Smartbit aan de directeur van de School of de persoon verantwoordelijk voor Smartschool binnen de School. Smartbit zal de direct marketing steeds beperken tot direct marketing voor Smartschool en gelijkaardige producten;
  5. Voor de detectie en melding van fraude, fouten en/of criminele gedragingen.

Voor punten 1 tot 3 is de verwerking van jouw gegevens noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst tussen jou als Gebruiker en Smartbit. Voor punt 4 heeft Smartbit een gerechtvaardigd belang om de direct marketing te versturen, met name de relevante en passende verhouding hiertoe tussen de School en Smartbit. Punt 5 is vereist in het kader van een juridische verplichting.

De categorieën van gegevens die Smartbit verwerkt als verwerkingsverantwoordelijke zijn de voornaamste persoons- en contactgegevens zoals door jou opgegeven, namelijk: leeftijd, geslacht, e-mailadres en telefoonnummer. Smartbit verzamelt geen gevoelige persoonsgegevens over jou (zoals gegevens over ras, politieke opvattingen, gezondheid, godsdienstige en andere geloofsovertuigingen of seksuele geaardheid).

Indien je als Gebruiker beslist de persoonsgegevens beschreven onder dit artikel 3.1. niet mee te delen, kan Smartbit je niet garanderen dat we je op een gepaste manier kunnen ondersteunen.

3.2 Goede technische werking

Smartbit verzamelt en verwerkt persoonsgegevens om jou een goede technische werking van Smartschool te kunnen garanderen. Smartschool maakt gebruik van verscheidene middelen om jouw gebruikerservaring te optimaliseren en eventuele (technische) fouten in Smartschool te detecteren:

  • Cookies en lokale opslagtechnieken: de informatie die cookies en gelijkaardige traceringsmethodes ons bieden, laat ons toe jou te herkennen zodat je als Gebruiker efficiënt gebruik kan maken van de handige platformfuncties van Smartschool zoals: ingelogd blijven; navigeren door informatie; gebruik maken van functionaliteiten van Smartschool; etc.;
  • Log-informatie: dit betreft informatie zoals tijdstip, je IP-adres en telecommunicatie-gegevens.
  • Locatiegegevens: de analytische data van Smartbit tonen locatiegegevens. Op basis van deze gegevens kan jouw (vermoedelijke) locatie op een kaart worden aangegeven;
  • Informatie met betrekking tot het gebruikte toestel zoals hardware- en software-informatie en netwerkinformatie.

Voor de verwerking van log-informatie, locatiegegevens en informatie inzake het gebruikte toestel heeft Smartbit een gerechtvaardigd belang, met name het garanderen van de veiligheid van Smartschool voor de gebruikers. Voor verdere informatie over onze cookies en gelijkaardige traceringsmethodes verwijzen we u graag door naar onze Cookie verklaring.

De categorieën van gegevens die Smartbit verwerkt als verwerkingsverantwoordelijke zijn locatiegegevens, loggegevens (tijdstip, IP-adres en telecommunicatie-gegevens) en informatie met betrekking tot het gebruikte toestel.

Via Smartschool worden dus technische gegevens verzameld die uitsluitend voor interne doeleinden gebruikt worden om een beeld te krijgen van gebruikersnavigatie op Smartschool. De verzamelde informatie kan voor externe analyse naar derde partijen verzonden worden maar dit gebeurt enkel voor zover wij de persoonsgegevens voorafgaand geanonimiseerd hebben.

Indien je als Gebruiker beslist de persoonsgegevens beschreven onder dit artikel 3.2. niet mee te delen, kan Smartbit je niet garanderen dat je volledig zal kunnen genieten van alle voordelen die Smartschool biedt.

3.3 Wat met een overdracht van persoonsgegevens aan derden?

Smartbit hecht een groot belang aan het vertrouwelijke karakter van jouw persoonsgegevens. Persoonsgegevens worden enkel verwerkt voor interne doeleinden, behalve in uitzonderlijke gevallen. Om die reden verricht Smartbit enkel een overdracht van persoonsgegevens naar de volgende categorieën van ontvangers:

  • Organisaties die controle op plagiaat op ingediende bestanden uitvoeren;
  • Organisaties die een oplossing voor de organisatie van oudercontacten aanbieden;
  • Organisaties aan wie de overdracht wettelijk verplicht is;
  • Organisaties die door de School specifiek worden aangesteld als ontvangers (conform de instructies en wensen van de School);
  • Organisaties die door jou zelf worden aangesteld als ontvangers.

Smartbit is in samenspraak met de School en de overkoepelende onderwijsautoriteiten verplicht informatie omtrent de schoolloopbaan, resultaten en afwezigheden van leerplichtige leerlingen automatisch door te geven aan het Vlaams ministerie van Onderwijs en Vorming (Agentschap voor Onderwijsdiensten) via DISCIMUS.

Wij verzekeren je van de vertrouwelijke verwerking van deze persoonsgegevens in geval van een overname of verkoop van Smartbit. In dit geval zal Smartbit jou als Gebruiker de nodige informatie verschaffen.

3.4 Wat met een doorgifte buiten de Europese Unie?

Smartbit is een Belgische onderneming. Niettemin kan Smartbit jouw persoonsgegevens naar landen buiten de Europese Unie doorgeven (voor sub-verwerking of overdracht) (i) indien dit noodzakelijk is voor de werking van Smartschool of indien specifiek gevraagd door de School en voor zover (ii) de nodige maatregelen genomen zijn om te voldoen aan de wettelijk bepaalde vereisten. Waar Smartbit wettelijk vereist is waarborgen af te sluiten met de niet-Europese verwerker, kan je een kopie van deze waarborgen opvragen door ons te contacteren via de contactinformatie die je vindt op www.smartschool.be/contact.

4 Wat zijn jouw rechten als Gebruiker?

De onder dit hoofdstuk 4 vermelde rechten zijn enkel van toepassing op de door Smartbit verwerkte persoonsgegevens zoals beschreven in hoofdstuk 2.2. Smartbit kan je helaas niet bijstaan waar je je rechten wenst uit te oefenen ten opzichte van de persoonsgegevens waarvoor de School verwerkingsverantwoordelijke is, zoals beschreven onder 2.1. Om je rechten voor deze persoonsgegevens uit te oefenen dien je de School te contacteren. Waar relevant zal de School verdere instructies aan Smartbit doorgeven.

4.1 Een rechtmatige en veilige verwerking van je persoonsgegevens

Smartbit streeft ernaar dat gegevensverwerking steeds toereikend, ter zake dienend en niet overmatig is.

We bewaren jouw persoonsgegevens nooit langer dan strikt noodzakelijk. Wel houden we een archief bij van jouw gegevens zolang je account actief is, of voor zover je persoonlijke data noodzakelijk blijven voor de goede werking van Smartschool of waar Smartbit daartoe wettelijk wordt verplicht.

Smartbit heeft naar haar mening voldoende beveiligingsmaatregelen getroffen om een veilige verwerking van de persoonsgegevens te waarborgen.

De risico’s van een toevallige of ongeoorloofde vernietiging, toevallig verlies, de wijziging van of de toegang tot, en iedere andere niet toegelaten verwerking zijn zo goed mogelijk gereduceerd. Dit betekent helaas niet dat alle risico’s uitgesloten kunnen worden. Bij een inbreuk op de wettelijk toegestane verwerkingen in Smartschool, zal Smartbit onmiddellijk alle mogelijke maatregelen nemen om schade tot een minimum te beperken.

4.2 Recht op verzet, restrictie en gegevensoverdracht

Je kan je als Gebruiker te allen tijde kosteloos en zonder motivering verzetten tegen de verwerking van je persoonsgegevens indien 1) Smartbit je persoonsgegevens verwerkt op basis van een legitiem doel (en Smartbit de persoonsgegevens niet verder moet verwerken op een andere juridische basis); of 2) deze persoonsgegevens verkregen werden met het oog op direct marketing.

In de beperkte gevallen waar dit wettelijk is toegelaten, kan je als Gebruiker ook een restrictie van de verwerking eisen.

Verder kan je als Gebruiker in bepaalde gevallen zoals bepaald door de wet ook de gegevensoverdracht eisen van de persoonsgegevens die je aan Smartbit hebt verstrekt. Smartbit verbindt zich ertoe je deze persoonsgegevens op een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm mee te delen, zodat je deze persoonsgegevens indien gewenst kan doorgeven aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.

Als Gebruiker kan je je rechten uitoefenen door ons te contacteren via de contactinformatie die je vindt op www.smartschool.be/contact. Smartbit verbindt er zich toe binnen de 15 werkdagen aan jouw verzoek een gevolg te geven. Omwille van veiligheidsredenen zullen we je in deze procedure wel vragen je identiteit te bewijzen.

4.3 Recht op toegang tot, verbetering en verwijdering van je persoonsgegevens

Je beschikt over een recht op toegang tot je persoonsgegevens. Smartbit engageert zich tot een zo nauwkeurig mogelijke gegevensverzameling. Onnauwkeurige of onvolledige persoonsgegevens kunnen steeds verbeterd of eventueel zelfs verwijderd worden.

Jij als Gebruiker hebt het recht onnauwkeurigheden en onvolledigheden te melden indien de nodige aanpassingen niet door jou binnen je gebruikersregistratie of profiel gemaakt kunnen worden.

Als Gebruiker kan je je rechten uitoefenen door ons te contacteren via de contactinformatie die je vindt op www.smartschool.be/contact. Smartbit verbindt er zich toe binnen de 15 werkdagen aan jouw verzoek een gevolg te geven. Omwille van veiligheidsredenen zullen we je in deze procedure wel vragen je identiteit te bewijzen.

4.4 Recht om klacht in te dienen bij de Privacycommissie

Je hebt als Gebruiker het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Privacycommissie, ook de ‘Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer’ genaamd (zie www.privacycommission.be/nl voor meer informatie).

5 Terminologie

De termen die in deze Verklaring met hoofdletter zijn geschreven, hebben de volgende betekenis:

“Gebruiker”betekent iedereen die de School toegang verleent tot Smartschool;
“Smartbit”heeft de betekenis zoals bepaald in artikel 1 (Inleiding);
“Smartschool”betekent alle software die als dienst geleverd wordt aan de met inbegrip van de webtoepassing en mobiele toepassing van deze software. De software houdt een gesloten beveiligd online platform in dat leerkrachten en leerlingen de kans biedt om het leerproces verder te zetten buiten de contacturen en dat communicatie en interactie mogelijk maakt;
“Verklaring”betekent deze Verklaring ‘Bescherming van persoonsgegevens’ binnen Smartschool;
“School”betekent de organisatie die een licentieovereenkomst heeft gesloten met Smartbit voor het gebruik van Smartschool.